Verwarnungen – Wann müssen diese aus dem Personalakt entfernt werden?
Verstößt ein Arbeitnehmer gegen seine arbeitsrechtlichen Verpflichtungen, stehen dem Arbeitgeber je nach Schwere des Verstoßes unterschiedliche Reaktionsmöglichkeiten zur Verfügung. Eine davon ist die schlichte Verwarnung, bei der der Arbeitgeber sein vertragliches Rügerecht ausübt, um den Arbeitnehmer zu vertragskonformem zukünftigem Verhalten anzuhalten und vor Konsequenzen für den Bestand oder den Inhalt des Arbeitsverhältnisses bei weiteren Verletzungen zu warnen. Davon zu unterscheiden ist die Verwarnung als Disziplinarmaßnahme, die auf endgültige Sanktionierung eines beanstandeten Verhaltens gerichtet ist und einer besonderen Rechtsgrundlage bedarf (zB Disziplinarordnung).
Aufforderung zur Datenlöschung
In der Praxis haben schlicht verwarnte Arbeitnehmer natürlich ein reges Interesse daran, Verwarnungen möglichst rasch aus dem Personalakt entfernen zu lassen. Während des aufrechten Arbeitsverhältnisses verlangen sie zwar eher selten die Löschung bestimmter Daten. Dies ändert sich bei oder kurz nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses allerdings häufig. In diesem Zusammenhang stellt sich dann die Frage, wie Arbeitgeber mit entsprechenden Forderungen zur Löschung von Datenbeständen einzelner Arbeitnehmer umzugehen haben. Dabei ist immer zu prüfen, ob eine Aufbewahrungspflicht oder ein die Aufbewahrung rechtfertigendes Interesse des Arbeitgebers besteht.
Rechtfertigungsmöglichkeiten für den Arbeitgeber
Grundsätzlich gilt, dass Daten nur so lange aufbewahrt werden dürfen, als dies für den Zweck der Datenverarbeitung notwendig und erforderlich ist. In diesem Zusammenhang sind insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften, die sich etwa aus dem Steuer- oder Sozialversicherungsrecht ergeben, zu berücksichtigen. Hier können dem Arbeitgeber bei Löschung erhebliche Nachteile (zB Verwaltungsstrafen) drohen. Für schlichte Verwarnungen gibt es allerdings keine entsprechenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Die Rechtfertigung, Daten über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus zu speichern, kann auch im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers an der Aufbewahrung liegen (Art 6 lit f DSGVO). Ein solches überwiegendes berechtigtes Interesse liegt regelmäßig dann vor, wenn der Arbeitgeber die Geltendmachung von Ansprüchen durch Arbeitnehmer (noch) erwarten kann. Würde man dies anders beurteilen, könnten sich Arbeitnehmer mit der Durchsetzung von datenschutzrechtlichen Löschungsrechten Vorteile in allfälligen arbeitsrechtlichen Verfahren verschaffen.
Beurteilung im Einzelfall
Bei der Beurteilung ist im Einzelfall darauf abzustellen, ob Ansprüche schon verjährt oder verfallen sind oder der Arbeitnehmer möglicherweise auf alle Ansprüche bei der Beendigung verzichtet hat. Wurde ein wirksamer Vergleich mit Generalbereinigung geschlossen, gibt es in der Regel kein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an der Aufbewahrung mehr. Demgegenüber hat der Arbeitgeber bei einer Entlassung oder personenbedingten Kündigung ein Interesse daran, Verwarnungen, die die Entlassung oder personenbedingte Kündigung rechtfertigen könnten, aufzubewahren. Solange der betreffende Arbeitnehmer eine Anfechtungs-, Feststellungs- oder Leistungsklage – für die die betreffenden Daten von Relevanz sind – einbringen kann, dürfen diese Daten aufbewahrt werden. Relevant sein können also abhängig von der Fallkonstellation insbesondere die Fristen zur Anfechtung einer Kündigung, zur Geltendmachung von Kündigungsentschädigung, von Schadenersatz nach dem GlBG wegen der Beendigung oder auch für den Aufgriff einer behaupteten Unwirksamkeit der Beendigung.
Die Datenschutzbehörde ist bei der Aufbewahrung von personenbezogenen Daten unter Bezugnahme auf Verjährungsfristen (und nicht Aufbewahrungsfristen) zuletzt wiederholt restriktiv gewesen und hat ausgesprochen, dass diese nur zulässig sei, wenn sich auch ein konkretes Verfahren zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen abzeichne. Die bloße abstrakte Möglichkeit rechtlicher Auseinandersetzungen sei dagegen nicht ausreichend. Die diesbezügliche Einschätzung scheint aber für Arbeitgeber doch sehr risikobehaftet. Wird innerhalb der maßgeblichen Fristen ein Verfahren eingeleitet, dürfen die dafür relevanten Daten bis zur rechtskräftigen Beendigung eines Verfahrens aufbewahrt werden.
Für weitere Informationen sowie zur Unterstützung bei der praktischen Ausgestaltung stehen wir gerne zur Verfügung.
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